SDS
Distruzione documenti in sicurezza

Per gli Istituti bancari

Il tema della Privacy e della Sicurezza nella gestione dei documenti da avviare alla distruzione. Basilea 2 “Rischi Operativi”
Privacy e Sicurezza sono le due parole d’ordine che RI.ECO Srl sta portando nei servizi resi agli Istituti di credito. Questo contributo originale della RI.ECO si concretizza con la realizzazione del primo impianto S.D.S. in Italia a Milano in via Stephenson 100.

L’impianto S.D.S. (Secure Destruction System).
Si tratta di una struttura situata in una porzione dell’impianto RI.ECO, dedicata esclusivamente a questa attività, e raggiungibile tramite percorso separato, il quale conduce in un luogo chiuso ed accessibile solo da personale autorizzato. La struttura contiene una macchina particolare formata da un doppio trituratore integrato. La macchina è in grado di distruggere sia i supporti plastici (nastri magnetici, floppy disks, cd) che cartacei. Dopo il caricamento della macchina, attraverso un nastro trasportatore, la distruzione dei supporti plastici avviene nel primo trituratore che taglia e frantuma, espellendo la plastica triturata per mezzo di un secondo nastro. Per i supporti cartacei, invece, dopo la prima triturazione grossolana, il documento passa al secondo trituratore che riduce il tutto alla pezzatura da coriandolo. Infine un potente aspiratore convoglia il documenti ormai sminuzzati alla pressa che produce la balla di carta triturata e legata con regge. La capacità di distruzione dell’impianto è di 50 quintali all’ora.

> Il tema della Privacy. D.Lgs 196/2003 in vigore dal 1 gennaio 2004.
Il legislatore, col Decreto Legislativo 196/03, tratta la materia relativa alla tutela e salvaguardia dei dati personali. Vengono disciplinati nuovi comportamenti da parte di chi detiene e gestisce i dati sensibili e sono attribuite responsabilità in capo al TITOLARE dei dati medesimi, prevedendo l’applicazione di sanzioni amministrative e penali in caso di illegale gestione. Emerge quindi la necessità, da parte del TITOLARE, di provvedere alla corretta gestione dei dati, sia quando essi sono vivi, sia quando essi cessano di poter essere detenuti. Circa la seconda fase il legislatore, il punto 22 dell’allegato B del D.lgs 196/03 DISCIPLINARE TECNICO IN MATERIA DI MISURE MINIME DI SICUREZZA indica nella distruzione del supporto contenente dati sensibili una modalità con cui il TITOLARE può disfarsi dei dati in modo corretto e legale. Alternativamente il TITOLARE deve rendere inutilizzabile il supporto provvedendo, qualora esso possa essere riutilizzato da altri incaricati non autorizzati al trattamento degli stessi dati, a rendere non intelligibili e tecnicamente non ricostruibili le informazioni contenute. Ma risulta evidente che nel caso di documenti cartacei, di CD non riscrivibili, di nastri ormai impressi, la modalità di massima garanzia, di facile attuazione e di costi minori è la distruzione in sicurezza.

> Il tema della sicurezza della gestione delle informazioni: “Basilea 2” i Rischi Operativi.
Oltre alla problematica relativa alla normativa, la comprensione che la “carta da macero” sono invece veri e propri contenitori d’informazioni viene anche suggellata dagli accordi di “Basilea 2“ circa l’adozione di tutte le misure necessarie e dimostrabili circa l’abbattimento dei rischi legati al banking. Anche la corretta distruzione di documenti quali: assegni, bancomat, carte di credito, titoli al portatore, contratti ecc. rappresentano valide azioni per dimostrare di aver adottato misure che abbattono il rischio derivante dal riutilizzo delle informazioni contenute in documenti, anche scaduti e destinati alla distruzione, per fini illegali e pericolosi per gli interessi del Gruppo.
Per queste ragioni, RI.ECO ha realizzato particolari contenitori di alluminio, da porsi direttamente negli uffici, definiti dalla banca come gestori d’informazioni riservate, e negli archivi, che danno garanzie ulteriori circa la sicurezza e custodia fino al loro raggiungimento dell’impianto S.D.S. di Milano.